Tingkatkan Akuntabilitas dan Tertib Administrasi, Bawaslu Kota Pasuruan Gelar Sharing Session Kearsipan Bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

pasuruankota.bawaslu.go.id – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Pasuruan menggelar kegiatan Sharing Session "Fasilitasi Penataan dan Pengelolaan Ketatausahaan Arsip" bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan, Senin (21/9/2026), bertempat di Kantor Bawaslu Kota Pasuruan. Kegiatan ini dilaksanakan untuk meningkatkan pemahaman serta kualitas penataan dan pengelolaan arsip guna mendukung tertib administrasi, akuntabilitas kelembagaan, dan keterbukaan informasi publik. 

Kegiatan dibuka secara resmi oleh Ketua Bawaslu Kota Pasuruan, Vita Suci Rahayu, S.Sos., yang memberikan sambutan sekaligus memaparkan materi pertama terkait pentingnya tata kelola kearsipan. Beliau menekankan bahwa arsip di lingkungan Bawaslu Kota Pasuruan harus dikelola secara profesional dan sistematis. 

"Arsip tidak hanya dipandang sebagai dokumen yang disimpan, tetapi merupakan bagian dari rantai bukti yang mencakup proses penciptaan, klasifikasi, retensi, akses, hingga penyusutan arsip," ujar Vita saat memberikan arahan. 

Dalam pemaparannya, Vita Suci Rahayu menyampaikan kerangka regulasi kearsipan yang mengacu pada instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis, Klasifikasi Arsip, Keamanan dan Akses Arsip, Tata Naskah Dinas, serta standar kearsipan nasional (SRIKANDI/SPBE) dengan tetap memperhatikan perlindungan data pribadi. Pembagian tugas antara Unit Pengolah (pengelola arsip aktif) dan Unit Kearsipan III (penerima dan pengelola arsip inaktif serta record center) juga menjadi perhatian penting. 

Berdasarkan pemetaan terhadap tiga daftar arsip unit di Bawaslu Kota Pasuruan, ditemukan tantangan berupa ketidakteraturan dan ketidakseragaman metadata arsip, seperti belum lengkapnya nomor item, kode klasifikasi, dan informasi folder/boks. Selain itu, terdapat permasalahan pada penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA), seperti ketidaksesuaian informasi masa simpan dan penentuan status akhir arsip.

Bawaslu Kota Pasuruan juga menaruh perhatian khusus pada validasi arsip keuangan, SPJ, dan hibah untuk mencegah terputusnya bukti administrasi maupun kebutuhan audit. Sebagai solusi integratif, dibahas rencana pembangunan Master Register sebagai sumber data tunggal lintas subbagian untuk menghubungkan data arsip, JRA, keamanan, hingga lokasi penyimpanan secara konsisten. 

Materi kedua disampaikan oleh perwakilan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan, yaitu Sartika Fitria Lestari, S.Kom., MM. dan Noer Wahyudi Eka Putra. Narasumber menjelaskan dasar hukum kearsipan yang meliputi UU No. 43 Tahun 2009, PP No. 28 Tahun 2012, serta Peraturan Bawaslu Nomor 10, 11, 12, 13, dan 14 Tahun 2020 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis, Klasifikasi, Keamanan Akses, Tata Naskah Dinas, dan JRA. 

Perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan menegaskan pentingnya peranan arsip dalam setiap kerja penanganan dan pengawasan pemilu. 

"Dalam konteks Bawaslu, pengelolaan arsip menjadi bagian penting dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan Pemilu serta sebagai bahan pembuktian apabila diperlukan," ungkap Sartika. 

Pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pasuruan juga menambahkan bahwa pengelolaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) serta arsip statis, vital, dan terjaga sangat krusial dalam mendukung pelaksanaan tugas kelembagaan. Rangkaian tahapan kearsipan mulai dari penciptaan, registrasi, distribusi, pemberkasan, pemindahan, hingga penyusutan melalui Record Center harus dijalankan secara terstruktur agar arsip siap menjadi bahan pembuktian dan pendukung akuntabilitas. 

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kota Pasuruan menegaskan komitmennya untuk membenahi tata kelola kearsipan secara bertahap dan terintegrasi. Penataan kearsipan yang tertib diharapkan memastikan setiap dokumen pengawasan dan administrasi mudah ditemukan kembali, aman, siap menghadapi proses audit, serta dapat dimanfaatkan sebagai bahan informasi kelembagaan kepada masyarakat.