Ngopi Arsip Bawaslu Jatim, Bawaslu Kota Pasuruan Siap Tertib Kearsipan

pasuruankota.bawaslu.go.id – Bawaslu Kota Pasuruan mengikuti kegiatan perdana Bawaslu Provinsi Jawa Timur “Ngopi Arsip” (Ngobrol Pintar Seputar Arsip) yang digelar secara daring, Selasa (13/1/26). Kegiatan wajib bagi jajaran Bawaslu se-Jawa Timur ini menghadirkan Arsiparis Bawaslu RI, Irfa Ulwan, sebagai narasumber.

Kegiatan dibuka oleh Anggota Bawaslu Provinsi Jawa Timur Nur Elya Anggraeni, yang menegaskan pentingnya pemahaman dasar kearsipan sebelum penerapan E-Arsip secara menyeluruh. Menurutnya, arsip merupakan aspek vital dalam mendukung kinerja dan akuntabilitas lembaga pengawas pemilu.

Dalam paparannya, Irfa Ulwan menjelaskan konsep dasar kearsipan dan pengelolaan arsip digital, mulai dari klasifikasi dokumen, pemberkasan, hingga pemanfaatan teknologi untuk keamanan dan kemudahan akses data. Ia juga menyoroti sejumlah kendala, seperti arsip yang belum dikelompokkan dengan baik, daftar surat masuk-keluar yang belum lengkap, serta pentingnya penentuan retensi sejak arsip diciptakan.

Dari hasil pembahasan, disimpulkan bahwa pemberkasan arsip harus segera dilakukan dengan langkah awal penataan akun pengelola surat, dilanjutkan pemberkasan arsip aktif yang dibedakan menjadi arsip dasar, rutin, dan sensitif. Proses teknis meliputi pembuatan folder sesuai indeks arsip, pengisian klasifikasi, uraian, hingga penyimpanan berkas yang dilengkapi sistem keamanan OTP.

Sebagai tindak lanjut, pemberkasan arsip ditargetkan rampung pada Januari 2026, disertai penetapan klasifikasi, retensi arsip, serta monitoring berkala agar pengelolaan arsip berjalan sesuai ketentuan.