Pengelolaan Arsip Aktif Jadi Fokus Ngopi Arsip Seri 4 Bawaslu Kota Pasuruan

pasuruankota.bawaslu.go.id – Bawaslu Kota Pasuruan terus memperkuat tata kelola organisasi melalui pengelolaan arsip yang tertib dan profesional. Hal tersebut diwujudkan dalam kegiatan Ngopi Arsip Seri 4 yang rutin dilaksanakan setiap hari Selasa. Pada Selasa (3/2/2026), diskusi difokuskan pada tema pengelolaan arsip aktif sebagai strategi penting mendukung efektivitas dan akuntabilitas lembaga.

Kegiatan ini menghadirkan Arsiparis Bawaslu Kabupaten Nganjuk, Fitria Duwi Hamida, sebagai pemateri. Dalam paparannya, ia menjelaskan bahwa arsip aktif merupakan arsip dengan tingkat penggunaan tinggi yang secara langsung digunakan oleh unit kerja dalam pelaksanaan tugas administrasi, manajerial, dan operasional sehari-hari.

Menurut Fitria, pengelolaan arsip aktif yang baik memastikan ketersediaan informasi secara cepat dan akurat. Sebaliknya, pengelolaan yang tidak tertib berpotensi menimbulkan keterlambatan kerja, kesalahan informasi, hilangnya bukti kegiatan, hingga risiko permasalahan hukum yang dapat berdampak pada menurunnya kepercayaan publik.

Ia juga menegaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis harus dilaksanakan sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, yang meliputi tahapan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Proses penciptaan arsip dimulai sejak kegiatan didokumentasikan melalui Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip dengan menjamin keaslian, keutuhan, serta keandalannya.

Salah satu aspek penting dalam pemeliharaan arsip aktif adalah pemberkasan, yaitu penempatan naskah ke dalam himpunan arsip yang disusun secara sistematis dan logis sesuai konteks kegiatan. Pemberkasan menjadi tanggung jawab unit pengolah dan dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk memudahkan penemuan kembali serta mendukung proses penyusutan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Ketua Bawaslu Kota Pasuruan, Vita Suci Rahayu, menyampaikan bahwa pengelolaan arsip aktif memiliki peran strategis dalam menjaga akuntabilitas hasil pengawasan Bawaslu.

“Arsip bukan sekadar dokumen administratif, tetapi merupakan bukti sah seluruh aktivitas pengawasan yang dilakukan Bawaslu. Pengelolaan arsip aktif yang tertib dan sistematis menjadi fondasi penting dalam mewujudkan Bawaslu Kota Pasuruan yang profesional, transparan, dan dipercaya publik,” tegas Vita.

Ia menambahkan, melalui kegiatan Ngopi Arsip ini, Bawaslu Kota Pasuruan berkomitmen meningkatkan pemahaman dan kapasitas jajaran internal agar arsip dapat dimanfaatkan sebagai aset informasi yang mendukung pengambilan keputusan serta penguatan tata kelola kelembagaan.

Dengan pengelolaan yang baik, arsip diharapkan tidak lagi dipandang sebagai tumpukan dokumen semata, melainkan sebagai instrumen strategis dalam membangun organisasi pengawas pemilu yang efektif dan berintegritas.