Perkuat Tata Kelola Kearsipan, Bawaslu Dorong Penyeragaman Sistem Arsip hingga Tingkat Kabupaten/Kota

pasuruankota.bawaslu.go.id — Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Provinsi Jawa Timur terus memperkuat tata kelola kelembagaan melalui penguatan sistem kearsipan yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan. Upaya tersebut diwujudkan melalui Diskusi Arsip “Ngopi Arsip: Ngobrol Pintar Seputar Arsip” yang digelar pada Selasa, 20 Januari 2026, sebagai agenda rutin mingguan pengelolaan arsip.

Kegiatan ini menghadirkan Arsiparis Bawaslu Kota Blitar, Silvi Apriliana Sari, sebagai narasumber yang membahas secara komprehensif organisasi kearsipan di lingkungan Bawaslu, mulai dari asas pengorganisasian, asas penyelenggaraan, hingga dukungan sumber daya manusia dan sarana prasarana kearsipan. Diskusi turut diikuti oleh pengelola kearsipan dari Bawaslu kabupaten/kota, termasuk jajaran sekretariat yang menangani fungsi SDM dan administrasi.

Dalam pemaparannya, narasumber menegaskan bahwa arsip bukan sekadar dokumen administratif, melainkan alat bukti kelembagaan yang strategis dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan pemilu dan pemilihan. Oleh karena itu, diperlukan tata kelola arsip yang sistematis, autentik, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Beberapa poin penting yang dibahas meliputi penetapan Surat Keputusan (SK) Pengelola Arsip, keharusan adanya penanggung jawab arsip di setiap satuan kerja, serta pentingnya sosialisasi pengelolaan arsip kepada unit pengolah. Selain itu, ditekankan pula perlunya koordinasi aktif dengan dinas kearsipan daerah guna menyelaraskan standar pengelolaan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Diskusi Ngopi Arsip juga menyoroti alur penyerahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan III di tingkat kabupaten/kota, mulai dari penyusunan daftar arsip, pemeriksaan kesesuaian berkas, pembuatan berita acara serah terima, hingga penataan arsip inaktif di ruang penyimpanan dan pencatatan dalam register arsip. Mekanisme ini dinilai penting untuk menjamin keterlacakan arsip pengawasan, baik pada tahapan pencegahan, penanganan pelanggaran, maupun penyelesaian sengketa.

Melalui forum Ngopi Arsip yang dikemas santai namun substantif, Bawaslu Provinsi Jawa Timur mendorong terbangunnya budaya sadar arsip di lingkungan Bawaslu kabupaten/kota, termasuk Bawaslu Kota Pasuruan. Penguatan kearsipan ini menjadi bagian dari komitmen Bawaslu dalam mewujudkan tata kelola kelembagaan yang modern, profesional, dan siap mendukung pengawasan pemilu dan pemilihan secara berkelanjutan.