Tertibkan Tata Kelola Kearsipan, Bawaslu Kota Pasuruan Hadiri Rapat Penyusutan Arsip via Daring

pasuruankota.bawaslu.go.id – Dalam rangka mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, akuntabel, dan sejalan dengan regulasi perundang-undangan, Bawaslu Kota Pasuruan menghadiri rapat koordinasi mengenai Penyusutan Arsip secara daring melalui platform zoom meeting, Selasa (9/6/2026).

Kegiatan bertajuk "Penyusutan Arsip Sebagai Upaya Mewujudkan Tata Kelola Kearsipan yang Tertib, Akuntabel dan Sesuai Ketentuan Perundang-Undangan" ini diinisiasi oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur bekerja sama dengan Unit Kearsipan 1 Bawaslu RI dan Bawaslu Kabupaten Bojonegoro. Rapat ini diikuti oleh jajaran sdm/sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur. 

Acara diawali dengan sambutan dari Nur Elya Anggraeni Koordinator Divisi SDM dan Organisasi (SDMO) Bawaslu Provinsi Jawa Timur. Memasuki sesi pemaparan materi, Koordinator Divisi SDMO Bawaslu Kabupaten Bojonegoro bersama tim ahli menjelaskan bahwa penyusutan arsip pada hakekatnya adalah pengurangan jumlah arsip dan pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip antar organisasi kearsipan. Kegiatan ini memiliki fungsi ganda yang sangat strategis, yaitu sebagai instrumen akuntabilitas kinerja lembaga sekaligus sebagai penyelamat memori kolektif bangsa. 

Langkah hukum dan teknis pelaksanaan penyusutan ini mengacu pada tiga pilar dasar hukum utama, yakni Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, serta Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012. Selain itu, ditekankan pula pentingnya Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman sekaligus alat utama (tools) dalam mengeksekusi penyusutan arsip agar tidak terjadi kesalahan pemusnahan dokumen penting. 

Dalam materi yang disampaikan, penyusutan arsip wajib mencakup tiga pilar utama, yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Terkait prosedur pemindahan arsip inaktif, proses pengalihan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus memperhatikan bentuk serta media arsip. Langkah ini wajib dilaksanakan melalui empat tahapan utama, yang meliputi penyeleksian arsip, penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan, pembuatan daftar arsip inaktif, hingga pelaksanaan pemindahan itu sendiri. 

Sementara itu, untuk arsip yang dinilai memiliki potensi menjadi arsip statis, dokumen tersebut harus memenuhi kriteria nilai guna yang spesifik, yaitu nilai guna kebuktian, nilai guna informasional, dan nilai guna intrinsik. Prosedur penyerahannya kepada lembaga kearsipan pun harus melewati tahapan yang ketat, dimulai dari penyerahan dan pembuatan daftar usul serah, penilaian, pemberitahuan penyerahan arsip statis, verifikasi dan persetujuan, penetapan arsip yang akan diserahkan, hingga diakhiri dengan pelaksanaan serah terima arsip secara resmi.

Rapat koordinasi ini ditutup dengan harapan besar agar seluruh materi dan regulasi yang telah disosialisasikan tidak hanya berhenti di atas kertas atau sekadar menjadi rencana kerja belaka. Seluruh satuan kerja Bawaslu Kabupaten/Kota, termasuk Bawaslu Kota Pasuruan, diharapkan dapat mengimplementasikan seluruh tahapan penyusutan arsip ini satu per satu di unit kerja masing-masing dengan sebaik-baiknya demi kedisiplinan administrasi lembaga.