Digitalisasi Arsip Jadi Fokus Utama Bawaslu Kota Pasuruan dalam Ngopi Arsip ke-8

pasuruankota.bawaslu.go.id – Dalam rangka memperkuat tata kelola administrasi digital, jajaran staf pengelola arsip Bawaslu Kota Pasuruan mengikuti kegiatan diskusi daring bertajuk "Ngopi Arsip #8" yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur pada Selasa (21/04/2026). Pertemuan virtual ini mengupas tuntas mengenai strategi alih media arsip guna menjamin autentisitas serta legalitas arsip elektronik di lingkungan lembaga pengawas pemilu.

M. Shiddiq selaku Arsiparis Bawaslu Kabupaten Pamekasan yang hadir sebagai narasumber menegaskan bahwa arsip merupakan jantung dari administrasi lembaga pemerintahan. Ia memaparkan bahwa pemeliharaan arsip saat ini dapat dilakukan melalui dua cara utama, yaitu alih media arsip dan migrasi data. Transformasi ini menjadi sangat penting mengingat wajah birokrasi tradisional yang identik dengan tumpukan berkas di atas meja mulai ditinggalkan demi efisiensi kerja yang lebih baik.

Lebih lanjut, narasumber menjelaskan bahwa pengelolaan arsip secara manual sering kali menghadapi berbagai kendala serius yang dapat menghambat kinerja lembaga. Beberapa permasalahan yang kerap muncul antara lain lambatnya proses pencarian dokumen, risiko terjadinya penomoran ganda, hingga ancaman kehilangan atau kerusakan fisik arsip. Dengan beralih ke sistem elektronik, risiko-risiko tersebut dapat diminimalisir sehingga data tetap terjaga keamanannya.

Dalam hal implementasi teknis, Bawaslu Kota Pasuruan mencatat bahwa prosedur alih media harus mengacu pada Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang pedoman pemeliharaan arsip dinamis. Prosesnya dimulai dari penilaian arsip, pemindaian, hingga penyusunan berita acara dan autentikasi. Selain itu, pemberkasan hasil pindai harus dilakukan secara sistematis dengan menentukan lokasi simpan, memberikan identitas pada tiap item, serta membuat folder elektronik yang sesuai dengan indeks dan kode klasifikasi agar mudah diakses kembali.

Sebagai penutup, ditekankan pula pentingnya penyusunan Berita Acara Alih Media yang mencakup informasi detail mengenai waktu, tempat, jenis media, dan jumlah arsip yang diproses. Dokumen berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan unit kearsipan ini menjadi bukti sah secara hukum bahwa proses digitalisasi telah dilakukan sesuai prosedur. Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kota Pasuruan berkomitmen untuk terus meningkatkan kapasitas sumber daya manusianya agar mampu mengelola arsip elektronik secara profesional, akuntabel, dan transparan.